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Automatischer E-Mail-Versand von Dokumenten (Bestellabschluss / Statusänderung)

Mit dem Shopware 5 - Plugin "Automatischer E-Mail-Versand von Dokumenten (Bestellabschluss / Statusänderung)" kann man automatisch bei dem Bestellabschluss durch den Kunden oder bei einer Statusänderung ausgewählte Dokumente in einer separaten E-Mail an den Kunden versenden lassen. Für den Inhalt der versendeten E-Mails werden dabei neue E-Mail-Vorlagen erzeugt  ("Einstellungen" -> "E-Mail-Vorlagen" -> "Benutzer-E-Mails" -> "sINVOICEMAIL", "sDELIVERYNOTEMAIL" und "sADDITIONALDOCUMENTSMAIL"), bei denen Variablen aus der sORDER-E-Mail-Vorlage (Bestellbestätigungsemail) zur Verfügung stehen.

Folgende Fälle kann das Plugin beispielsweise abdecken:

  • das Versenden von Dokumenten per E-Mail (beim Bestellabschluss oder einer Statusänderung), die bei einem Artikel hinterlegt sind
  • das Erzeugen des Rechnungsdokuments und / oder das Versenden des Rechnungsdokuments per E-Mail (beim Bestellabschluss oder einer Statusänderung)
  • das Erzeugen des Lieferscheindokuments und / oder das Versenden des Lieferscheindokuments per E-Mail (beim Bestellabschluss oder einer Statusänderung)
  • das Versenden der E-Mails für die Rechnung und den Lieferschein auch ohne ein Rechnungs- oder Lieferscheindokument, um beispielsweise eine E-Mail mit beliebigen Inhalt beim Bestellabschluss oder einer Statusänderung automatisch versenden zu lassen (die E-Mail-Vorlagen können dabei nach Belieben angepasst werden)
  • das Versenden der E-Mails mit den Dokumenten auch nur an den Kunden und nicht an den Shopbetreiber selbst
  • bei Bedarf das Beschränken des E-Mail-Versands auf einzelne Versandarten, Zahlungsarten und Kundengruppen

Es wird nur die Statusänderung über die Stapelverarbeitung, über die Einzelverarbeitung in der Listenansicht der Bestellung und in der Detailansicht und über die Rest-API von Shopware berücksichtigt.

Über den CronJob "Send emails with documents" hat man die Möglichkeit, beispielsweise für Bestellungen, die von Drittanbieter-Systemen wie Magnalister / Ebay in Shopware direkt in die Datenbank importiert werden, ebenfalls die Dokumente erzeugen und versenden zu lassen.

Die Dokumente können entweder über eine Mehrfach-Mediumauswahl bei jedem Artikel hinterlegt werden, sodass diese bei der Bestellung eines dieser Artikel als Anhang mit versendet werden oder es können die PDF-Belege von Shopware (Rechnung, Lieferschein) automatisch erzeugt und versendet werden. Bei der Mediumauswahl eines PDF-Dokuments bei einem Artikel generiert Shopware kein Vorschaubild des PDF-Dokuments für das Shopware Backend (beim Herübergehen mit der Maus erhält man aber den jeweiligen Namen), das Dokument wird aber trotzdem korrekt verwendet.

Innerhalb der Plugin-Konfiguration kann die Maximalanzahl an Dokumenten für die E-Mail festgelegt werden. Ebenso kann innerhalb der Plugin-Konfiguration der E-Mail-Versand auf einzelne Versandarten, Zahlungsarten und Kundengruppen beschränkt werden

Innerhalb der Plugin-Konfiguration kann auch die Vorlage des Rechungsdokuments und des Lieferscheindokuments ausgewählt werden, wenn diese beispielsweise nicht die Standard-Vorlagen von Shopware sind. Ebenso können dort mehrere, durch komma separierte, zusätzliche E-Mail-Adressen (CC, BCC) eingetragen werden, um sich beispielsweise ein Dokumentenarchiv aufzubauen.

Hinweis: dieses Plugin ist nach dem neuen Pluginsystem ab Shopware 5.2 entwickelt worden und kompatibel mit PHP 7.

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